¿Me vale mi albarán como DeCA?
Es la pregunta que más nos hacen las empresas que ya tienen su propio albarán o su carta de porte. La respuesta corta es sí, casi siempre: la norma no impone ningún modelo. Lo que cambia el 5 de octubre de 2026 no es el contenido del documento, sino el formato en que tiene que viajar.
Las tres condiciones
Su albarán sirve como documento de control si cumple estas tres cosas a la vez:
- Contiene los ocho datos que enumera el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012.
- Existe en formato electrónico antes de que empiece el transporte, no después.
- Puede mostrarse y descargarse en carretera mediante un código QR, que es lo que escanea el agente en una inspección.
El mismo albarán impreso y firmado a bolígrafo no cumple la primera condición del nuevo régimen, por bien hecho que esté. Y al revés: un albarán suyo, con su diseño y su logotipo, convertido en PDF con QR, es un DeCA perfectamente válido.
Los ocho datos que exige el artículo 6
Esta es la lista de la norma y lo que solemos encontrarnos al revisar albaranes reales:
| Dato exigido | ¿Lo lleva un albarán normal? | Comentario |
|---|---|---|
| a) Nombre, NIF y domicilio del cargador contractual | Sí | Es la cabecera del propio albarán. |
| b) Nombre y NIF del transportista efectivo | Casi nunca | Suele aparecer el nombre de la agencia, sin NIF. Es el fallo más frecuente. |
| c) Lugar de origen y de destino | A medias | El destino sí; el origen se da por supuesto y no consta. |
| d) Naturaleza y peso de la mercancía | A medias | La descripción sí, pero se indican bultos o unidades en lugar del peso bruto. |
| e) Autorización especial de circulación | — | Solo si el vehículo la necesita. La mayoría, no. |
| f) Fecha del transporte | A medias | Lleva la fecha del albarán, que no siempre coincide con la de la expedición. |
| g) Matrícula del vehículo | Casi nunca | El albarán se emite antes de saber qué camión viene. |
| h) Observaciones | — | Opcional. |
El artículo 7 reparte la responsabilidad: de los datos a) a d) responde el cargador contractual y de los e) a g), el transportista efectivo. Lo explicamos en detalle en la guía del DeCA.
Los tres que casi siempre faltan
1 · El NIF del transportista efectivo. Poner «Transportes García» no basta: la norma pide nombre y NIF de quien realiza materialmente el porte, que no siempre es la agencia con la que usted contrata.
2 · El lugar de origen. Su albarán sobreentiende que la mercancía sale de su almacén, pero el documento de control tiene que decirlo. Si carga en un tercero o en otra de sus naves, con más razón.
3 · El peso bruto. «12 palés» o «340 unidades» no es un peso. Hay que indicar kilos.
Sobre el peso hay una duda muy común en producto fresco y en graneles: si la pesada definitiva se hace en destino, el documento puede emitirse con un peso estimado y rectificarse después. La plataforma conserva el original, deja el cambio registrado en el historial y genera el PDF actualizado para el conductor.
Lo que no convierte un albarán en DeCA
- Firmarlo a mano. El documento de control no exige firma. Lo que exige es que sea electrónico. Firmar un papel no soluciona nada de cara a octubre.
- Mandarlo en PDF por correo o por WhatsApp. Sin un código QR verificable, en una inspección no sirve.
- Escanearlo al volver. El documento tiene que existir antes de que el vehículo salga; la plataforma registra la fecha y la hora de creación.
Cómo se aprovecha el albarán que ya tiene
No hace falta cambiar de documento ni renunciar a su imagen. El procedimiento es este:
- Completa en su programa los datos que falten de la lista de arriba.
- Sube el PDF de su albarán a la plataforma, que le añade el código QR en la posición que usted elija y lo deja fijo para los siguientes.
- El conductor lo recibe en el móvil por un enlace, o escanea el QR directamente de su pantalla.
- El documento queda custodiado durante el plazo legal de conservación, con el QR operativo.
Si prefiere no tocar su albarán, también puede generar el documento desde el formulario de la plataforma y seguir usando el albarán para lo suyo. Vea un ejemplo de DeCA explicado dato a dato o cómo funciona el software para generarlo.